Datenschutzerklärung – Voice-AI & Medizin (Schweiz)

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie Widmann Vox AI personenbezogene und medizinische Daten bei der Nutzung des Voice-AI / Telefonassistenten sowie dieser Website verarbeitet. Der Schutz besonders sensibler Gesundheitsdaten hat für uns höchste Priorität. Sämtliche Datenverarbeitung erfolgt gemäss dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG).

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Widmann Vox AI Gartenstrasse 24 8966 Oberwil-Lieli Schweiz E-Mail: widmann@voxai.ch Telefon: +41 79 674 41 82

3. Kategorien von verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten nur Daten, die für die jeweilige Dienstleistung zwingend erforderlich sind.

3.1 Daten aus Voice-AI / Telefonassistent

Diese Daten können bei einem Gespräch mit dem Assistenten verarbeitet werden:

Ihr Name (nur wenn für Termin oder Rückruf notwendig)
Ihre Kontaktdaten wie Telefonnummer (nur für Rückfragen oder Terminbestätigung)
Termininformationen (z. B. neuer Termin, Terminverschiebung, Rückrufwunsch)
Kurze Beschreibung Ihres Anliegens (z. B. Kontrolltermin, akute Beschwerde, Rezeptanfrage)
Dringlichkeit der Anfrage (z. B. dringend, nicht dringend)
Fachgebiet, auf das sich die Anfrage bezieht (z. B. Dermatologie, Hausarzt, Zahnmedizin)

Gesundheitsdaten (z. B. Symptome oder Beschwerden) werden nie erfasst. Es erfolgt keine umfassende medizinische Anamnese und keine Verarbeitung über das notwendige Mass hinaus.

Audioaufnahmen werden nicht gespeichert. Die Spracherkennung erfolgt ausschliesslich in Echtzeit, und es werden nur die relevanten Textinformationen temporär zur Übermittlung an die Praxis verarbeitet.

3.2 Daten bei Nutzung der Website

Kontaktangaben aus Formularen (Name, E-Mail, Nachricht, Telefonnummer)
technische Log-Daten (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, Browser, Betriebssystem)

4. Einwilligung bei medizinischen Daten

Gesundheitsdaten gelten als besonders schützenswerte Personendaten. Daher erfolgt jede Erfassung medizinischer Angaben über den Voice-AI-Assistenten erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Der Assistent weist Sie explizit darauf hin, dass Ihre Angaben erfasst und an die Praxis zur Bearbeitung weitergeleitet werden. Erst wenn Sie dem zustimmen, werden Daten aufgenommen. Ohne Einwilligung wird das Gespräch beendet oder ohne Speicherung fortgesetzt.

5. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene und medizinische Daten ausschliesslich zu folgenden Zwecken:

Erfassung und Weiterleitung von Anfragen an die jeweilige Arztpraxis oder Zahnarztpraxis
Terminvereinbarung, Terminverschiebung und Rückruforganisation
Vorbereitung einer medizinischen Ersteinschätzung / Triage durch das Praxisteam
Unterstützung der Praxisorganisation (z. B. Zuordnung zu Fachgebiet oder Behandler)
Kommunikation mit Patientinnen und Patienten, sofern gewünscht
IT-Sicherheit, Fehleranalyse und Systemstabilität (soweit möglich pseudonymisiert/minimiert)

Eine weitergehende Nutzung, etwa zu Marketingzwecken oder zur Profilbildung, findet nicht statt.

6. Verarbeitung durch Voice-AI / Telefonassistent

6.1 Verarbeitungsablauf

Der technische Ablauf umfasst typischerweise:

Entgegennahme des Anrufs durch den Voice-AI-Assistenten
Spracherkennung und Umwandlung Ihrer Aussagen in Text
strukturierte Erfassung relevanter Angaben (z. B. Name, Anliegen, Terminwünsche)
Erstellung einer kompakten Zusammenfassung für das Praxisteam
Übermittlung dieser Zusammenfassung an die Praxis (z. B. per E-Mail oder geschützter Schnittstelle)
Transkript des Gesprächs wird nach der Beendung des Gesprächs gelöscht.

6.2 Keine Nutzung für KI-Training

Patientendaten, insbesondere Gesundheitsdaten, werden nicht zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet. Es findet kein Training allgemeiner Modelle mit Ihren Daten statt.

6.3 Datenminimierung

Es werden nur diejenigen Angaben erhoben, die für den jeweiligen Zweck (z. B. Termin, Rückruf, triage-relevante Informationen) erforderlich sind. Nicht notwendige Daten werden nicht abgefragt.

7. Weitergabe an die medizinische Praxis

Die erfassten Daten werden ausschliesslich an die konkrete Praxis bzw. medizinische Einrichtung weitergegeben, die Sie kontaktiert haben (z. B. Hausarztpraxis, dermatologische Praxis, Zahnarztpraxis).

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn:

eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder
Sie ausdrücklich eingewilligt haben oder
es für die Durchführung des Auftrags technisch erforderlich ist (z. B. Hosting-Anbieter).

8. Speicherdauer und Löschung

Die im Rahmen des Voice-AI-Assistenten verarbeiteten Daten werden nur solange gespeichert, wie es für die Erfüllung des Zwecks notwendig ist.

Zwischenspeicherung bis zur erfolgreichen Übermittlung an die Praxis
automatische Löschung des Transkripts aus dem Voice-AI-System, direkt nach der Beendung des Gesprächs oder einen von der Praxis angegebenen Zeitraum.
praxisinterne Speicherung richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien der Praxis

Audioaufnahmen, falls überhaupt gespeichert, werden nur für den technisch notwendigen Zeitraum (z. B. Qualitätskontrolle, Fehlersuche) vorgehalten und spätestens nach Von der Praxis ausgewählten Zeitraum gelöscht.

11. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des geltenden Datenschutzrechts insbesondere das Recht auf:

Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
Einschränkung der Verarbeitung
Herausgabe Ihrer Daten in einem üblichen, strukturierten Format
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an:

widmann@voxai.ch
+41 79 674 41 82

12. Keine automatisierten Einzelfallentscheidungen

Es finden keine automatisierten Einzelfallentscheidungen im Sinne des Datenschutzrechts statt. Der Voice-AI-Assistent trifft keine medizinischen Diagnosen und ersetzt kein medizinisches Fachpersonal. Er erfasst lediglich Informationen und übermittelt diese an die Praxis.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, wenn sich rechtliche oder technische Rahmenbedingungen ändern. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf dieser Website einsehbar.